Proses bisnis umumnya melibatkan banyak orang dan aktivitas untuk menghasilkan layanan atau produk yang diinginkan oleh pelanggan. Tentunya, orang-orang tersebut perlu berkoordinasi sehingga aktivitas-aktivitas sinkron, berkaitan, dan mendukung dalam menghasilkan produk atau layanan dengan efisien dan dalam waktu singkat.

Sebagai contoh, untuk bisnis Startbucks, seorang kasir ditempatkan untuk menerima pesanan dan pembayaran, dan barista membantu proses produksi minuman. Kasir dan barista tentunya perlu bekerja sama dan berkoordinasi.

Credit: Shutterstock.com

Proses pembuatan minuman segera dimulai setelah konsumen menyelesaikan pembayaran di kasir. Barista tentunya perlu membuat minuman sesuai dengan permintaan konsumen. Permintaan konsumen seringkali sangat bervariasi dari satu ke yang lainnya.

Proses bisnis yang sama juga kita temui di restoran bakmi di banyak tempat. Kita melihat praktek bisnis di mana kasir berteriak, ``Satu porsi nasi goreng spesial,” untuk berkomunikasi dengan koki. Kadang-kadang teriakan itu terasa mengganggu. Hal ini, tidak terjadi di gerai Starbucks.

Di Starbucks, karyawan tidak perlu berteriak untuk berkoordinasi.

Konsumen tentunya datang dengan berbagai alasan, untuk bekerja, untuk ngobrol dengan teman-temannya, dan mungkin untuk membaca buku. Mereka sudah memiliki agenda masing-masing dan tentunya, tidak mengharapkan adanya gangguan.

Untuk membuat segelas minuman, Starbucks menggunakan sistem Kanban, sebuah sistem produksi yang diajukan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur di Toyota pada tahun 1940-an.

Sistem Kanban banyak digunakan dalam industri manufaktur atau produksi untuk menyelaraskan alur kerja di antara semua pihak yang terlibat dan meminimalkan inventori yang tidak dibutuhkan. Kanban berfungsi sebagai sistem penjadwalan visual, di mana aliran produksi atau material diatur melalui penggunaan kartu, papan, atau wadah.

Mari kita kaji proses pembuatan secangkir kopi di kedai kopi Starbucks, di mana cangkir itu sendiri berfungsi sebagai sinyal untuk memproduksi kopi berdasarkan kebutuhan pelanggan.

Bayangkan sebuah kedai kopi Starbucks dengan dua pekerja: seorang kasir dan seorang barista. Berikut adalah penjelasan terperinci dan berurutan tentang bagaimana kedai ini memproduksi secangkir kopi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan.
  1. Pelanggan mendekati kasir dan memesan minuman dengan kustomisasi sesuai dengan preferensinya. Kasir mencatat pesanan pelanggan ke sistem penjualan (POS). Sistem menghasilkan tiket atau tanda terima yang menunjukkan detail pesanan.
  2. Kasir mengambil cangkir kosong dan menulis detail pesanan di permukaan gelas, termasuk nama pelanggan, jenis kopi, ukuran, dan kustomisasi tambahan yang diminta oleh pelanggan. Cangkir berfungsi sebagai kartu Kanban visual untuk pesanan.
  3. Kasir memberikan cangkir dengan detail pesanan kepada barista, yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan kopi, dengan meletakkan di atas platform yang berada di antara cashier dan barista, tidak secara langsung ke barista. Dengan cara ini, barista dapat tetap fokus pada pekerjaan yang sedang ditangani dan tidak diinterupsi oleh kasir.
  4. Barista mengikuti detail pesanan di cangkir untuk mempersiapkan minuman sesuai dengan permintaan pelanggan. Untuk mengetahui hal ini, barista cukup melihat catatan yang ditinggalkan oleh kasir. Seringkali, proses pembuatan minuman ini melibatkan penggilingan biji kopi, ekstraksi shot espresso, mengukus susu, dan merakit minuman sesuai resep.
  5. Cangkir kopi yang selesai diserahkan kepada pelanggan oleh barista. Pelanggan kemudian dapat menikmati minuman segar yang telah disiapkan.

Starbucks menggunakan gelas ini sebagai Kanban card.

Credit: Getty Images

Dengan menggunakan cangkir sebagai kartu Kanban, Starbucks memastikan bahwa setiap pesanan direpresentasikan secara visual, memungkinkan koordinasi yang efisien antara kasir dan barista. Sistem syarat visual ini membantu menjaga alur kerja yang lancar dan memastikan bahwa kopi diproduksi sesuai permintaan pelanggan.

Last update: 8 August 2023 by Prof. Dr. Eng. Fergyanto E. Gunawan.